Datenschutzerklärung

FoxBuild – ein Service der Cypher Technology Analytics GmbH

Stand: April 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Service FoxBuild ist:

Cypher Technology Analytics GmbH

Neubaugasse 25/1/6, 1070 Wien, Österreich

Vertretungsberechtigter: Alexander Reiter

E-Mail: office@foxbuild.io

Telefon: +43 662 282828

2. Überblick und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir bei der Nutzung unserer Website, unserer App FoxBuild sowie aller damit verbundenen digitalen Dienste Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und schützen. Sie gilt für sämtliche Onlineauftritte, mobile Anwendungen, E-Mail-Kommunikation und Social-Media-Kanäle, über die wir mit Ihnen in Kontakt treten.

Uns ist wichtig, dass Sie verstehen, welche Daten wir erfassen und warum. Deshalb haben wir diese Erklärung möglichst verständlich und transparent gestaltet.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Basis einer gültigen Rechtsgrundlage. Dazu zählen insbesondere:

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Sie uns ausdrücklich die Zustimmung zur Verarbeitung bestimmter Daten erteilt haben, etwa durch das Absenden eines Kontaktformulars oder die Anmeldung zu einem Newsletter.

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Datenverarbeitung erforderlich ist, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen oder vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen – beispielsweise im Rahmen der Nutzung unseres SaaS-Service FoxBuild.

Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Wenn wir durch gesetzliche Bestimmungen zur Verarbeitung verpflichtet sind, etwa im Bereich der Rechnungslegung oder steuerlicher Aufbewahrungspflichten.

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten geschäftlichen Interessen erforderlich ist und Ihre Grundrechte dem nicht entgegenstehen – zum Beispiel zum Betrieb und zur Sicherheit unserer Website.

Ergänzend sind das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) sowie gegebenenfalls das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) anwendbar.

4. Welche Daten wir erheben

4.1 Bei Nutzung des Service FoxBuild

FoxBuild ist eine KI-gestützte Software zur automatisierten Baustellendokumentation. Bei der Nutzung des Service können folgende Daten verarbeitet werden:

•       Sprachaufnahmen, die Sie über die App erstellen

•       Transkriptionen und daraus generierte Dokumentationen bzw. Baustellenberichte

•       E-Mail-Adressen, an die Berichte automatisch versendet werden

•       Zugangsdaten (Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort)

•       Nutzungsdaten (Zeitpunkt und Häufigkeit der Nutzung, verwendete Funktionen)

•       Technische Daten (IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, App-Version)

Die Sprachaufnahmen werden zur Transkription und KI-gestützten Analyse verarbeitet. Die erzeugten Baustellenberichte werden im Rahmen Ihres Nutzerkontos gespeichert und können an von Ihnen definierte Empfänger per E-Mail versendet werden.

4.2 Bei Besuch unserer Website

Beim Aufrufen unserer Website werden automatisch bestimmte technische Daten in sogenannten Server-Logfiles erfasst:

•       Aufgerufene Seiten und Zeitpunkt des Zugriffs

•       Browsertyp und -version sowie Betriebssystem

•       Ihre IP-Adresse

•       Referrer-URL (von welcher Seite Sie zu uns gelangt sind)

Diese Daten werden zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs erhoben und in der Regel nach zwei Wochen automatisch gelöscht.

4.3 Bei Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder über einen Messenger-Dienst kontaktieren, speichern wir die dabei anfallenden Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Diese Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.4 Kundendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten wir Daten wie Name, Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsinformationen und Vertragsdaten. Diese Verarbeitung dient der Vertragserfüllung und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.5 Bewerberdaten

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (Name, Kontaktdaten, Qualifikationsnachweise, Lebenslauf) ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsverfahrens. Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten in die Personalakte übernommen. Andernfalls löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie uns nicht Ihre Einwilligung zur längeren Aufbewahrung erteilt haben.

4.6 Registrierung und Kontonutzung

Bei der Registrierung für FoxBuild erfassen wir die von Ihnen eingegebenen Daten wie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Firmenname und Anschrift. Während der Kontonutzung werden zudem Nutzungsdaten und im Hintergrund technische Informationen wie IP-Adresse und Geräteinformationen erfasst. Diese Daten werden für die Dauer der Kontonutzung und darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

5. Cookies

Unsere Website setzt Cookies ein – kleine Textdateien, die in Ihrem Browser gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind, und optionalen Cookies für Analyse- und Marketingzwecke.

Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) ein. Alle weiteren Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) gesetzt, die Sie über unser Cookie-Banner erteilen können.

Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen verwalten, deaktivieren oder löschen. Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung bestimmter Cookies die Funktionalität unserer Website einschränken kann.

6. Webhosting

Unsere Website wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland) gehostet. Beim Besuch unserer Website verarbeitet der Hosting-Anbieter automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles. Mit ALL-INKL haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, der die datenschutzkonforme Verarbeitung Ihrer Daten sicherstellt.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von ALL-INKL unter https://all-inkl.com/datenschutzinformationen/.

7. Webanalyse und Tracking

7.1 Google Analytics

Wir nutzen Google Analytics 4 (GA4) der Google Ireland Limited zur Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer Website. GA4 arbeitet mit einem ereignisbasierten Datenmodell und erfasst Interaktionen wie Seitenaufrufe, Klicks und Scrollverhalten. IP-Adressen werden laut Google nicht protokolliert oder gespeichert, sondern nur kurzzeitig zur Standortableitung genutzt und dann gelöscht.

Die Nutzung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die standardmäßige Aufbewahrungsdauer in GA4 beträgt 14 Monate. Sie können die Datenerfassung durch Google Analytics über das Browser-Add-on unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de verhindern.

Google ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework und verwendet zudem EU-Standardvertragsklauseln zur Absicherung internationaler Datentransfers.

7.2 Google Tag Manager

Wir setzen den Google Tag Manager ein, um verschiedene Tracking- und Analyse-Tags zentral zu verwalten. Der Tag Manager selbst speichert keine personenbezogenen Daten und setzt keine Cookies. Die Datenerfassung erfolgt durch die über den Tag Manager eingebundenen Tools.

7.3 Facebook Pixel und Conversions API

Auf unserer Website sind das Facebook-Pixel und die Facebook Conversions API der Meta Platforms Ireland Limited eingebunden. Diese Werkzeuge ermöglichen es uns, die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen auf Facebook zu messen und Zielgruppen für unsere Werbung zu definieren. Dabei können Daten wie IP-Adresse, Browserinformationen und Interaktionsdaten erfasst und an Meta übermittelt werden.

Die Nutzung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Meta ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.facebook.com/privacy/policy.

7.4 Google Site Kit und MonsterInsights

Zur vereinfachten Einbindung und Auswertung von Analysedaten direkt in unserem Content-Management-System nutzen wir Google Site Kit sowie MonsterInsights. Beide Tools greifen auf die Daten von Google Analytics zu. Es gelten die gleichen Datenschutzbestimmungen wie für Google Analytics.

8. E-Mail-Marketing

Für den Versand von Newslettern und Marketing-E-Mails nutzen wir den Dienst MailChimp der Intuit Inc. (USA). Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, werden Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben bei MailChimp gespeichert. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren.

MailChimp kann auswerten, ob und wann Sie einen Newsletter öffnen und ob Sie auf enthaltene Links klicken. Diese Daten dienen der statistischen Auswertung und Optimierung unserer Kommunikation.

Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail abbestellen. MailChimp ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.intuit.com/privacy/statement/.

9. Social Media

Wir sind auf verschiedenen Social-Media-Plattformen präsent, darunter Facebook, Instagram, LinkedIn und TikTok. Wenn Sie unsere Social-Media-Auftritte besuchen oder auf unserer Website eingebundene Social-Media-Elemente nutzen, können personenbezogene Daten von den jeweiligen Plattformbetreibern verarbeitet werden.

Wir weisen darauf hin, dass dabei Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden können. Nähere Informationen finden Sie in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Plattformen:

•       Facebook/Instagram: https://www.facebook.com/privacy/policy

•       TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/en

•       LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

10. Messenger- und Kommunikationsdienste

10.1 WhatsApp

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, uns über WhatsApp (Meta Platforms) zu kontaktieren. Dabei werden Ihre Telefonnummer und Nachrichteninhalte verarbeitet. WhatsApp verschlüsselt Nachrichten Ende-zu-Ende. Dennoch können Metadaten durch WhatsApp erfasst werden. WhatsApp ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/privacy.

10.2 Aircall

Für die telefonische Kommunikation nutzen wir Aircall (Aircall SAS, Paris, Frankreich). Dabei können Anrufdaten wie Telefonnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs verarbeitet werden. Weitere Informationen: https://aircall.io/privacy/.

11. Audio- und Videoinhalte

Auf unserer Website sind YouTube-Videos der Google Ireland Limited eingebettet. Beim Aufrufen einer Seite mit eingebettetem Video wird eine Verbindung zu den YouTube-Servern hergestellt. Dabei werden technische Daten wie IP-Adresse und Browserinformationen an YouTube übermittelt. Wenn Sie bei YouTube angemeldet sind, kann YouTube Ihr Surfverhalten Ihrem Profil zuordnen.

Die Einbindung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Google/YouTube ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

12. Videokonferenzen

Für Online-Meetings und Videokonferenzen nutzen wir folgende Dienste:

Microsoft Teams: Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Zoom: Zoom Video Communications, USA. Zoom nutzt EU-Standardvertragsklauseln. Datenschutzerklärung: https://explore.zoom.us/de/privacy/.

TeamViewer: TeamViewer Germany GmbH, Deutschland. Datenschutzerklärung: https://www.teamviewer.com/de/datenschutzinformation/.

Bei der Teilnahme an einer Videokonferenz können Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse sowie Geräte- und Nutzungsdaten verarbeitet werden.

13. Cloud-Dienste

Zur internen Datenspeicherung und -verarbeitung nutzen wir Cloud-Dienste von Google (Google Cloud, Google Drive) und Apple (iCloud). Dabei können auch Kundendaten auf den Servern dieser Anbieter gespeichert werden. Google ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Apple verwendet EU-Standardvertragsklauseln.

14. Website-Baukastensystem und Plugins

Unsere Website basiert auf WordPress (Automattic Inc.). Im Rahmen des Betriebs kommen verschiedene Plugins und Themes zum Einsatz, darunter Thrive Themes, Borlabs Cookie, Rank Math und Yoast SEO. Bei der Nutzung der Website können technische Nutzungsdaten wie Browsertyp, IP-Adresse und Seiteninteraktionen verarbeitet werden.

Automattic ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: https://automattic.com/privacy/.

15. Cookie-Einwilligungsverwaltung

Zur Verwaltung Ihrer Cookie-Einwilligungen setzen wir den AdSimple Consent Manager (AdSimple GmbH, Österreich) sowie Borlabs Cookie ein. Diese Tools speichern Ihren Einwilligungsstatus in einem Cookie und ermöglichen es Ihnen, Ihre Präferenzen jederzeit anzupassen. Die Daten werden ausschließlich innerhalb der EU gespeichert.

16. Schriftarten

Wir verwenden Google Fonts, wobei die Schriftarten lokal auf unserem Server eingebunden sind. Dadurch findet keine Datenübertragung an Google-Server beim Laden der Schriftarten statt.

17. Buchungssysteme

Für die Online-Terminvereinbarung nutzen wir Calendly (Calendly Inc., USA). Bei der Buchung können Name, E-Mail-Adresse und weitere von Ihnen angegebene Daten verarbeitet werden. Calendly ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: https://calendly.com/privacy.

18. Bewertungsplattformen

Wir sind auf den Bewertungsplattformen kununu (New Work SE, Deutschland) und ProvenExpert (Expert Systems AG, Deutschland) vertreten. Wenn Sie uns über diese Plattformen bewerten, gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Plattformbetreiber.

19. Sicherheit der Datenverarbeitung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Unsere Website nutzt eine TLS-Verschlüsselung (HTTPS), die die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server absichert. Darüber hinaus setzen wir Firewall- und Anti-Spam-Systeme ein, um unsere Infrastruktur vor Cyberangriffen zu schützen.

20. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der von uns genutzten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA. Wir stellen sicher, dass der Datentransfer in Drittländer nur unter Einhaltung der DSGVO-Anforderungen erfolgt. Viele unserer US-amerikanischen Dienstleister sind Teilnehmer des EU-US Data Privacy Framework. Zusätzlich stützen wir uns auf die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 und 3 DSGVO).

Weitere Informationen zum EU-US Data Privacy Framework finden Sie unter: https://commission.europa.eu/document/fa09cbad-dd7d-4684-ae60-be03fcb0fddf_en.

21. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa nach der Bundesabgabenordnung (§ 132 Abs. 1 BAO: sieben Jahre) oder dem Unternehmensgesetzbuch, können eine längere Speicherung erfordern.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert.

22. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

•       Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten.

•       Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.

•       Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.

•       Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

•       Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format verlangen.

•       Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.

•       Recht auf Widerruf der Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

•       Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40-42, 1030 Wien

Telefon: +43 1 52 152-0

E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Website: https://www.dsb.gv.at/

23. Auftragsverarbeitung

Wir arbeiten mit verschiedenen Dienstleistern zusammen, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (Auftragsverarbeiter). Mit all diesen Partnern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die sicherstellen, dass Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden. Zu unseren Auftragsverarbeitern zählen unter anderem unser Hosting-Anbieter (ALL-INKL), Analyse-Dienste (Google), E-Mail-Marketing (MailChimp), Buchungssysteme (Calendly) sowie CMS-Anbieter (WordPress/Automattic).

24. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Alexander Reiter

Cypher Technology Analytics GmbH

Neubaugasse 25/1/6, 1070 Wien, Österreich

E-Mail: office@foxbuild.io

Telefon: +43 662 282828